FAQ

Questa sezione raccoglie alcuni chiarimenti circa il servizio della Conservazione a Norma.

Nel caso non trovassi risposta ai tuoi dubbi non esitare a contattare l’assistenza scrivendo una e-mail a supporto.pa@argentea.it

COS’E’ L’ACCORDO DI VERSAMENTO?

E’ l’accordo tra Cliente e Conservatore che descrive le modalità di trasmissione dei Pacchetti di Versamento (PdV).

La definizione di Accordo di versamento è ripresa dallo standard OAIS[1]-ISO 14721 ed indica il documento formale che stabilisce la categoria dei documenti ed i relativi metadati oggetto di conservazione, i formati da gestire, le modalità operative di trasferimento, i controlli di presa in carico dei pacchetti e le responsabilità specifiche in capo a tutti i soggetti coinvolti nel procedimento di conservazione.

[1] E’ un modello concettuale per la gestione, l’archiviazione e la conservazione a lungo termine dei documenti digitali. Sviluppato dal Consultative Committente for Space Data System e pubblicato per la prima volta nel 2002, l’OAIS è stato inizialmente registrato nel 2003 come standard ISO 14721:2003 e successivamente aggiornato nel 2012 con la versione ISO 14721:2012.


COS’E’ IL PACCHETTO DI VERSAMENTO?

E’ un pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione (Allegato I, glossario e definizioni, D.P.C.M. 3/12/2013).

CHE COSA CONTIENE IL PACCHETTO DI VERSAMENTO?

Il pacchetto di versamento (PdV) contiene i documenti amministrativi informatici prodotti dall’Ente produttore a cui vengono associati i metadati[2] di contesto dei documenti informatici e l’Indice del Pacchetto di Versamento[3], cioè un file .xml, contenente le informazioni sui documenti che saranno inviati in conservazione.

[2] Insieme di dati associati a un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un'aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione; tale insieme è descritto nell’allegato 5 del D.P.C.M. 3-12-2013).

[3] L'Ipdv –“Indice del Pacchetto di Versamento" è un file .xml, contenente le informazioni sui documenti che saranno inviati in conservazione. Nello specifico, si tratta di un file che descrive il versamento stesso e i documenti che ne fanno parte attraverso l'uso di metadati. Ogni Classe Documentale ha uno specifico IPDV a seconda dei dati che lo costituiscono, e ogni IPDV può contenere solo ed esclusivamente documenti della medesima tipologia, ovvero della stessa Classe Documentale. Un IPDV può contenere un singolo documento, così come può richiamare più file inseriti in un medesimo Pacchetto di Archiviazione.

CHI PRODUCE E TRASFERISCE IL PDV AL SISTEMA DI CONSERVAZIONE?

Il PdV viene prodotto dal Responsabile della gestione documentale o dal Responsabile della conservazione dell’Ente produttore.

UNA P.A. PUO' RIVOLGERSI SOLO A CONSERVATORI ACCREDITATI?

SI, le pubbliche amministrazioni possono procedere alla conservazione dei documenti informatici:

a) all’interno della propria struttura organizzativa;

b) affidandola, in modo totale o parziale, nel rispetto della disciplina vigente, ad altri soggetti, pubblici o privati ACCREDITATI come conservatori presso l’AGENZIA PER L’ITALIA DIGITALE (AgID) (Art. 34-1bis Codice dell’amministrazione digitale).

CHI E' IL RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE?

Il responsabile della gestione documentale è interno all’Ente produttore ed è il dirigente o il funzionario in possesso di requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica, dedicato al servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi.

Egli produce il pacchetto di versamento e si occupa del versamento del pacchetto nel sistema di conservazione (art. 61, DPR 445/2000, T.U.D.A. e art. 4 D.P.C.M. 3/12/2013).

CHI E' IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE?

Il Responsabile della Conversazione è la figura responsabile del processo di conservazione; ha il compito di monitorare e mettere in pratica le politiche complessive del sistema di conservazione in piena responsabilità ed autonomia (Art. 7, D.P.C.M. 3-12-2013).

Nell’ambito delle Pubbliche Amministrazioni tale ruolo è ricoperto da un dirigente o da un funzionario formalmente incaricato, oppure da figure con compiti affini, come da chi ricopre la carica di Responsabile della gestione documentale.

N.B. In alcuni Enti la figura di Responsabile della gestione documentale e Responsabile della Conservazione possono coincidere.

La sola delega del servizio di Conservazione, ma non il ruolo di Responsabile, può essere affidata anche a soggetti esterni.

CHI E' IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE?

Nei casi di delega esterna, al Responsabile della Conservazione operante all’interno del soggetto produttore, si affianca il Responsabile del servizio di conservazione, operante all’interno del soggetto esterno (Argentea).

COS'E' IL MODULO DELEGA ENTE?

E’ il documento con il quale l’Ente delega il Conservatore (Argentea srl) Responsabile del servizio di conservazione con tutte le conseguenti attività che questo comporta – ai sensi dell’art. 44 comma 1-quater del D.Lgs. 82/2005 (successivamente modificato e integrato prima con il decreto legislativo 22 agosto 2016 n.179 e poi con il decreto legislativo 13 dicembre 2017 n. 217).

COS'E' IL MANUALE DELLA CONSERVAZIONE?

Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione (Art. 8, D.P.C.M 3-12-2013, Regole tecniche in materia di sistema di conservazione).

Il manuale della Conservazione viene redatto dal Responsabile della conservazione.

scarica il manuale

UNA P.A. E' OBBLIGATA A CONSERVARE I PROPRI DOCUMENTI?

SI, la produzione di documenti implica la conservazione degli stessi nel tempo. L’obbligo di conservare è previsto dalla legge ed è insito nella produzione documentale stessa.

La conservazione di documenti è tesa a salvaguardare:

  • diritti soggettivi

  • interessi legittimi

  • il diritto di accesso

  • la ricerca a fini storici, culturali e scientifici


Obblighi normativi:

  • Codice dell’amministrazione digitale (Art.2 e Art.43);

  • D.P.C.M. 3-11-2014 (Art. 3, Regole tecniche sulla formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni);

  • Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 17 giugno 2014;

  • Codice Civile (Art. 2221 Libri obbligatori e altre scritture contabili);

  • Codice Civile (Art. 2219 Tenuta della contabilità);

  • Codice Civile (Art. 2215-bis Documentazione informatica);

  • Codice Civile (Art. 2220 Conservazione delle scritture contabili);

  • Codice Civile (Art. 2712 Riproduzioni meccaniche).

CHI SONO I CONSERVATORI ACCREDITATI?

Il Conservatore accreditato è un soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di conservazione al quale sia stato riconosciuto, da AgID, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza. I Conservatori Accreditati sono sottoposti, periodicamente, a rigorosi controlli da parte di AgID.

I Conservatori sono dei veri e propri sistemi di conservazione costituiti da un insieme di:

  • regole

  • politiche

  • tecnologie e infrastrutture fisiche e organizzative

  • risorse umane e tecniche (hardware e software)

  • attività, linee guida, regolamenti

Il cui funzionamento è stabilito e disciplinato da specifici standard e regole tecniche ed è finalizzato ad assicurare la conservazione elettronica dei documenti informatici, dei fascicoli e delle aggregazioni documentali per i periodi prescritti dalla normativa.

I DOCUMENTI DEL MIO ENTE SONO GIA’ ARCHIVIATI NEL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE DELLA MIA SOFTWARE HOUSE, PERCHE’ INVIARE I DOCUMENTI ANCHE IN CONSERVAZIONE?

C’è una profonda differenza tra sistemi di gestione documentale e sistemi di conservazione. La differenza è lo scopo per i quali sono stati progettati e a che cosa servono.

I sistemi di gestione documentale hanno lo scopo di rendere facile la vita di tutti gli utenti che interagiscono nella fase attiva di gestione dei documenti. Essi lavorano molto sui dati, sulla velocità di risposta, e sulle alte performance perché vengono utilizzati da tantissime persone all’interno di uno stesso contesto. Quindi hanno lo scopo di restituire informazioni in modo immediato e rapido.

I sistemi di conservazione hanno invece lo scopo di conservare nel tempo i documenti, preservandone il loro valore legale e le caratteristiche di:

  • AUTENTICITA’;

  • INTEGRITA’;

  • AFFIDABILITA’;

  • LEGGIBILITA’;

  • REPERIBILITA’

cosi come prescritto dalla normativa (Art. 3, D.P.C.M. 3-12-2013).

COS’E’ IL PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE?

Il Pacchetto di Archiviazione (PdA) è composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato IV del DPCM 3 dicembre 2013.

È costituito dall'Indice del PdA firmato e marcato (Standard UNI SinCRO 11386:2010), dai singoli documenti e dai rispettivi indici.

La Firma digitale e la Marca temporale sono apposte in fase di chiusura del pacchetto di archiviazione dal Responsabile del servizio di conservazione o da un suo delegato all’indice di conservazione (IPdA).

COS’E’ IL PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE?

E’ l’insieme dei documenti conservati digitalmente messi a disposizione dell’Utente al fine di rendere disponibili le informazioni e rispettare così l’obbligo di esibizione dei documenti conservati.

In fase di esibizione, a seguito di una richiesta dell’utente, il PdD viene firmato e marcato temporalmente dal Responsabile del servizio di conservazione o da un suo delegato e trasmesso, in maniera cifrata sotto forma di file .zip all’email del destinatario, al quale verrà inviata simultaneamente una password per l’apertura del file .zip.


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