La conservazione è l'attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici.

Il sistema di conservazione garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici (art.44 del CAD).

Conservazione sostitutiva: termine utilizzato fino a qualche anno fa, deliberazione CNIPA n.11/2004, per indicare, in generale, il processo di dematerializzazione di un documento cartaceo. Una volta passato dal formato cartaceo a quello digitale, il documento doveva poi essere conservato in ambiente digitale.

Conservazione digitale: termine che viene invece utilizzato attualmente sia con riferimento alla conservazione di documenti digitali creati da un originale cartaceo, sia alla conservazione di documenti che sono digitali già dalla loro origine.

L’archiviazione di un documento consiste nella sua memorizzazione su un supporto (cd, dvd,PC etc). Il documento può essere all'origine digitale oppure può essere una scansione di un documento cartaceo.

La conservazione digitale consiste nel conservare documenti di varia natura, anche quelli che erano all’origine cartacei, ed è un processo successivo all’archiviazione. La conservazione digitale implica quindi la sostituzione della conservazione su carta con la conservazione in modalità digitale anche per quei documenti che, in origine, erano cartacei.

La conservazione digitale è disciplinata dalla legge (al contrario della semplice archiviazione digitale), e in particolare dall’art. 44 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e da altri successivi decreti attuativi.

E’ l’accordo tra Cliente e Conservatore che descrive le modalità di trasmissione dei Pacchetti di Versamento (PdV). 

La definizione di Accordo di versamento è ripresa dallo standard OAIS[1]-ISO 14721 ed indica il documento formale che stabilisce la categoria dei documenti ed i relativi metadati oggetto di conservazione, i formati da gestire, le modalità  operative di trasferimento, i controlli di presa in carico dei pacchetti e le responsabilità specifiche in capo a tutti i soggetti coinvolti nel procedimento di conservazione.

[1] E’ un modello concettuale per la gestione, l’archiviazione e la conservazione a lungo termine dei documenti digitali. Sviluppato dal Consultative Committee for Space Data System e pubblicato per la prima volta nel 2002, l’OAIS è stato inizialmente registrato nel 2003 come standard ISO 14721:2003 e successivamente aggiornato nel 2012 con la versione ISO 14721:2012.

E’ un pacchetto informativo inviato dal produttore, ruolo svolto da una persona fisica o da un sistem client, al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione e nell'Accordo di versamento. 

Il pacchetto di versamento (PdV) contiene i documenti amministrativi informatici prodotti dall’Ente produttore a cui vengono associati i metadati[2] di contesto dei documenti informatici e l’Indice del Pacchetto di Versamento[3], cioè un file .xml, contenente le informazioni sui documenti che saranno inviati in conservazione.

[2] Insieme di dati associati a un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un'aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione; tale insieme è descritto nell’allegato I alle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici - Glossario dei termini e degli acronimi.

[3] L'Ipdv –“Indice del Pacchetto di Versamento" è un file .xml, contenente le informazioni sui documenti che saranno inviati in conservazione. Nello specifico, si tratta di un file che descrive il versamento stesso e i documenti che ne fanno parte attraverso l'uso di metadati. Ogni Classe Documentale ha uno specifico IPDV a seconda dei dati che lo costituiscono, e ogni IPDV può contenere solo ed esclusivamente documenti della medesima tipologia, ovvero della stessa Classe Documentale. Un IPDV può contenere un singolo documento, così come può richiamare più file inseriti in un medesimo Pacchetto di Archiviazione.

Il Pacchetto di Archiviazione (PdA) è il pacchetto informativo generato dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento coerentemente con le modalità riportate nel manuale di conservazione.

Esso è una “scatola” che contiene una serie di informazioni. Nello specifico in un pacchetto di archiviazione troviamo:

• gli elementi sottoposti a conservazione (documenti, fascicoli elettronici, aggregazioni documentali ecc.);

• dati e metadati associati a tali elementi;

• l’indice del Pacchetto di Archiviazione (IPdA).

La Firma digitale e la Marca temporale sono apposte in fase di chiusura del pacchetto di archiviazione dal Responsabile del servizio di conservazione o da un suo delegato sull’indice del pacchetto di archiviazione (IPdA). L’Indice del Pacchetto di Archiviazione è un’evidenza informatica associata ad ogni pacchetto di archiviazione contenente un insieme di informazioni articolate secondo lo standard SinCRO.

E’ l’insieme dei documenti conservati digitalmente messi a disposizione dell’Utente al fine di rendere disponibili le informazioni e rispettare così l’obbligo di esibizione dei documenti conservati.

In fase di esibizione, a seguito di una richiesta dell’utente, il PdD viene firmato e marcato temporalmente dal Responsabile del servizio di conservazione o da un suo delegato e trasmesso, in maniera cifrata sotto forma di file .zip all’email del destinatario, al quale verrà inviata simultaneamente una password per l’apertura del file .zip.

Le pubbliche amministrazioni possono procedere alla conservazione dei documenti informatici:

a) all’interno della propria struttura organizzativa;

b) affidandola, in modo totale o parziale, nel rispetto della disciplina vigente, ad altri soggetti, pubblici o privati che possiedono i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione individuati, nel rispetto della disciplina europea, nelle Linee guida di cui all’art 71 relative alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici nonché in un regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici emanato da AgID, avuto riguardo all’esigenza di assicurare la conformità dei documenti conservati agli originali nonché la qualità e la sicurezza del sistema di conservazione (Art. 34 1-bis Codice dell’amministrazione digitale).

Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.

Nell’ambito delle Pubbliche Amministrazioni tale ruolo è ricoperto da un dirigente o da un funzionario formalmente incaricato, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche e archivistiche, oppure da figure con compiti affini, come da chi ricopre la carica di Responsabile della gestione documentale o dal Coordinatore della gestione documentale, ove nominato.

Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al Conservatore al fine di garantire la funzione del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione.

Le norme stabiliscono che il Responsabile della Conservazione (RdC):

a) definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione delle specificità degli oggetti digitali da conservare (documenti informatici, aggregazioni informatiche, archivio informatico), della natura delle attività che il Titolare dell’oggetto di conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione informatica dei documenti adottato;

b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;

c) genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;

d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;

e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;

f) effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi;

g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;

h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;

i) predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione come previsto dal par. 4.11;

j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;

k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;

l) provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici, nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione, rispettivamente all’Archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato territorialmente competenti, secondo le tempistiche fissate dall’art. 41, comma 1, del Codice dei beni culturali 45; m) predispone il manuale di conservazione di cui al par. 4.7 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Il manuale di conservazione è un documento informatico che illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.

scarica il manuale 

Sì. 

Con le nuove Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, ciascun soggetto è tenuto a redigere e conservare in sola modalità digitale il Manuale di conservazione. Le Pubbliche Amministrazioni sono quindi tenute a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il Manuale di conservazione. 

In caso di affidamento del servizio di conservazione ad un conservatore esterno, le Pubbliche Amministrazioni possono descrivere nel proprio manuale anche le attività del processo di conservazione affidate al conservatore, in conformità con il contenuto del manuale di conservazione predisposto da quest’ultimo, o rinviare, per le parti di competenza, al manuale del conservatore esterno. 

La redazione del Manuale di conservazione dovrà essere svolta dal Responsabile della conservazione.

SI, la produzione di documenti implica la conservazione degli stessi nel tempo. L’obbligo di conservare è previsto dalla legge ed è insito nella produzione documentale stessa.

La conservazione di documenti è tesa a salvaguardare:

• diritti soggettivi;

• interessi legittimi;

• il diritto di accesso;

• la ricerca a fini storici, culturali e scientifici.

Obblighi normativi:

• Codice dell’amministrazione digitale (Art.2 e Art.43);

•  Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici;

•  Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, art. 30);

•  Decreto del  Ministero dell’Economia e delle Finanze 17 giugno 2014;

•  Codice Civile (Art. 2221 Libri obbligatori e altre scritture contabili);

•  Codice Civile (Art. 2219 Tenuta della contabilità);

•  Codice Civile (Art. 2215-bis Documentazione informatica);

•  Codice Civile (Art. 2220 Conservazione delle scritture contabili);

•  Codice Civile (Art. 2712 Riproduzioni meccaniche).

I conservatori digitali qualificati, sono i soggetti pubblici e privati che possiedono i requisiti del livello più elevato ed erogano servizi di conservazione ad aziende e pubbliche amministrazioni.

I Conservatori sono dei veri e propri sistemi di conservazione costituiti da un insieme di:

• regole;

• politiche;

• tecnologie e infrastrutture fisiche e organizzative;

• risorse umane e tecniche (hardware e software);

• attività, linee guida, regolamenti.

Il funzionamento è stabilito e disciplinato da specifici standard e regole tecniche ed è finalizzato ad assicurare la conservazione elettronica dei documenti informatici, dei fascicoli e delle aggregazioni documentali per i periodi prescritti dalla normativa.

C’è una profonda differenza tra sistemi di gestione documentale e sistemi di conservazione. La differenza è lo scopo per i quali sono stati progettati e a che cosa servono.

I sistemi di gestione documentale hanno lo scopo di rendere facile la vita di tutti gli utenti che interagiscono nella fase attiva di gestione dei documenti. Essi lavorano molto sui dati, sulla velocità di risposta, e sulle alte performance perché vengono utilizzati da tantissime persone all’interno di uno stesso contesto. Quindi hanno lo scopo di restituire informazioni in modo immediato e rapido.

I sistemi di conservazione hanno invece lo scopo di conservare nel tempo i documenti, preservandone il loro valore legale e le caratteristiche di:

• AUTENTICITA’;

• INTEGRITA’;

• AFFIDABILITA’;

• LEGGIBILITA’;

• REPERIBILITA’

cosi come prescritto dalla normativa (Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici).