Gentile cliente,

la informiamo che AgID ha pubblicato le nuove Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici il giorno 18 settembre, che entreranno in vigore dal giorno 1° gennaio 2022. 

Le nuove Linee Guida sono disponibili sul sito di AgID e regolamentano i nuovi adempimenti da adottare sia da parte dei soggetti privati che trattano documenti informatici sia da parte di tutti gli enti della Pubblica Amministrazione.

NORME ABROGATE

Le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici sostituiranno/integreranno le seguenti norme:

• il DPCM 13 novembre 2014, Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici;

• il DPCM 3 dicembre 2013, Regole tecniche in materia di sistema di conservazione;

• il DPCM 3 dicembre 2013, Regole tecniche per il protocollo informatico, fatte salve le seguenti disposizioni:

  • art. 2 comma 1, Oggetto e ambito di applicazione;

  • art. 6, Funzionalità;

  • art. 9, Formato della segnatura di protocollo;

  • art. 18 commi 1 e 5, Modalità di registrazione dei documenti informatici;

  • art. 20, Segnatura di protocollo dei documenti trasmessi;

  • art. 21, Informazioni da includere nella segnatura

Inoltre dalla data di applicazione delle nuove Linee guida, la circolare n. 60 del 23 gennaio 2013 dell’AgID in materia di “Formato e definizione dei tipi di informazioni minime ed accessorie associate ai messaggi scambiati tra le Pubbliche Amministrazioni” è abrogata e sostituita dall’allegato 6 “Comunicazione tra AOO di documenti amministrativi protocollati” delle Linee guida. 

NOVITA’ PER IL CONSERVATORE ARGENTEA

Pacchetti di versamento e formati dei documenti

Argentea conserverà i ‘pacchetti di versamento’ in conformità del nuovo standard UNI SInCRO 2020, senza intervento necessario da parte del Cliente.

La lista completa dei formati previsti dalla nuova normativa è disponibile al seguente indirizzo dal sito di AgID. Eventuali altri formati potranno essere definiti in accordo con il Cliente.

I pacchetti di versamento non conformi a quanto definito sull’Accordo di Versamento e al Manuale della Conservazione di Argentea Srl saranno rifiutati fino a che il pacchetto di versamento non sia formato in maniera conforme, per un numero infinito di volte. Il pacchetto di versamento rifiutato non sarà quindi portato in conservazione.

Nuovi metadati

Argentea gestisce tutti i nuovi metadati di formazione dei documenti informatici e amministrativi elencati nell'allegato 5 delle Linee Guida AgID che risulteranno associati alle classi documentali e ricercabili se valorizzati nell’accordo di versamento. 

NOVITA’ PER IL CLIENTE/PRODUTTORE

Il Cliente deve inviare il file dei metadati, formato come previsto da AgID, come allegato al documento da conservare. Dovrà indicare nell’indice del pacchetto di versamento i metadati per i quali intende effettuare la ricerca. È disponibile un riepilogo dei nuovi metadati che le Linee Guida identificano come obbligatori.

Nota bene:

• si ricorda che se il cliente è una Pubblica Amministrazione, dovrà dotarsi a proprio carico di un Manuale di Conservazione dove illustrare l'organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli degli stessi, il processo di funzionamento, la descrizione dell’architettura e dell’infrastrutture, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile. Il Manuale potrà descrivere anche le attività in carico al Conservatore Argentea o rinviare, per le parti di competenza, al Manuale del Conservatore Argentea;

• per i soggetti privati è stata introdotta la figura del Titolare dell’oggetto della conservazione, identificato come la persona fisica o giuridica che ha la responsabilità di conservare per legge un documento.